Depuis son émergence au début des années 1990, le format PDF s'est imposé comme une référence incontournable pour tous types de documents numériques.

La nature même du format exige cependant des outils spécifiques pour une gestion optimale de ces documents : c'est en proposant un panel de fonctionnalités avancées et 100% en ligne que PDFSmart est devenu un leader dans ce domaine.

De l'édition à la protection en passant par la conversion et la compression, il est ainsi possible de gérer facilement et efficacement ses fichiers PDF en ligne. Explications dans cet article.

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PDF : le format de référence pour les documents numériques

Les spécificités du format PDF

Le PDF d'Adobe n'est pas un éditeur de texte comme Word ou LibreOffice Writer. Le langage PDF, de son nom complet Portable Document Format, est en fait un format de documents numériques dont le principal avantage est de préserver la mise en forme d'origine construite par l'auteur du document.

Les différentes polices de caractère, les couleurs et les formats de chaque élément (titres, images, graphiques, paragraphes, tableaux, etc.) ainsi que leur place sur le document sont ainsi conservés à l'identique, quels que soient le logiciel et le système d'exploitation de la machine utilisés pour lire le document. Le format PDF jouit donc d'une compatibilité multiplateforme, qui s'accompagne d'une facilité d'affichage optimale.

Une popularité croissante depuis 1992

Depuis sa création en 1992, le format PDF s'est peu à peu imposé jusqu'à devenir un véritable standard international. Il a d'ailleurs été normalisé par l'organisation internationale de normalisation (ISO) en 2008. Ce sont ses spécificités de conservation de la mise en forme qui sont à l'origine de ce succès planétaire : elles sont en effet absolument centrales, si ce n'est indispensables, dans de nombreux secteurs tels que :

- L'édition et la communication : pour produire des livres imprimés, des magazines, des affiches, des infographies, etc. en respectant la mise en forme, primordiale pour ce type de documents ;

- L'administratif et le juridique : pour créer des documents juridiques (contrats, décisions de justice, actes notariés, etc.) et administratifs (notamment dans la fonction publique) devant respecter un certain format ;

- La finance et la comptabilité : pour éditer des rapports financiers, des factures, des relevés bancaires ou d'autres documents liés aux opérations comptables et financières qui soient bien lisibles ;

- L'architecture et l'ingénierie : pour échanger des plans, des schémas et des spécifications techniques dont l'exactitude des informations est garantie au plus haut niveau de détail ;

- Etc.

Gestion de PDF : des outils adaptés indispensables

Ces mêmes spécificités qui font le succès du format PDF requièrent également des outils spécifiques. En effet, il est impensable de pouvoir modifier un document dont la mise en forme a justement pour objectif d'être conservée avec un simple éditeur de textes. Toute la gestion des PDF demande donc des fonctionnalités adaptées en matière d'édition, de conversion, de compression ou encore de protection. C'est à ce défi que propose de répondre PDFSmart en proposant toutes ces fonctionnalités 100% en ligne, pour une facilité de gestion optimale.

PDFSmart : les outils indispensables pour gérer vos PDF

Éditer des PDF : modifier, séparer, fusionner les éléments

Bien que l'objectif premier du format PDF soit de conserver la mise en forme, il est parfois nécessaire de modifier légèrement les documents en enlevant ou en ajoutant des éléments sans modifier les autres informations (il peut par exemple s'agir d'ajouter une signature sur un document administratif ou de retirer des informations confidentielles sur un bilan de santé par exemple). Par ailleurs, il peut aussi être utile de fusionner deux fichiers PDF pour en faire un seul document ou, à l'inverse, de séparer un gros fichier PDF en plusieurs documents. Les outils d'édition de PDFSmart permettent de réaliser ces modifications directement en ligne.

Convertir des PDF : jongler avec les différents formats

PDFSmart permet également de convertir les documents PDF en ligne : en fonction des besoins des utilisateurs, il peut s'avérer utile de convertir un fichier PDF dans d'autres formats, et vice-versa :

- Du PDF au traitement de texte pour pouvoir modifier certaines informations ; ou du traitement de texte au PDF pour figer les informations dans leur mise en forme ;

- Du PDF au diaporama pour projeter une présentation ; ou du diaporama au PDF pour la conserver et la partager avec sa mise en forme d'origine ;

- Du PDF à l'image pour insérer le contenu dans un document plus large ; ou de l'image au PDF pour ajouter un titre, une légende, etc. tout en conservant la mise en forme.

Compresser des PDF : faciliter le transfert et le stockage de vos documents

Comme évoqué précédemment, le format PDF ne permet pas seulement de travailler sur un document, mais aussi de le stocker et de le partager. Pour ce faire, il est parfois nécessaire de réduire le poids des fichiers concernés en les compressant, une option 100% en ligne proposée, elle aussi, par PDFSmart. Notons qu'il est aussi possible de stocker les documents PDF sur un drive pour éviter de prendre trop de place en local, et de les partager en passant par le réseau Internet (via un téléchargement) ou intranet (service peer-to-peer ou P2P).

Protéger vos PDF : protéger vos données et vos créations

PDFSmart propose également de protéger les fichiers PDF par différents moyens. Il est par exemple possible de verrouiller l'ouverture du PDF avec un mot de passe (seules les personnes connaissant le mot de passe pourront l'ouvrir) ou encore de crypter un PDF qui ne pourra être décrypté qu'en utilisant un mot de passe préétabli. La protection des données et des créations numériques est une problématique grandissante qui devient de plus en plus importante et qui cristallise les enjeux du monde du digital : avec PDFSmart, la confidentialité et la sécurité de vos PDF sont assurées.

Conclusion : quel avenir pour le format PDF ?

Le format PDF, s'il existe maintenant depuis plus de 30 ans, a su se réinventer en proposant continuellement de nouvelles options innovantes (formulaires interactifs, possibilités d'annotations, etc.). Grâce aux outils proposés par les leaders du secteur, dont PDFSmart démocratise l'accès en les proposant 100% en ligne, le format PDF semble avoir encore de beaux jours devant lui.

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