Automatisation des recouvrements avec les nouvelles technologies

La gestion du recouvrement est un aspect essentiel du développement et de la survie de l’entreprise.

Elle permet d’entrer en possession des sommes dues par les clients dans les délais et de réduire les pertes de l’entreprise. Un logiciel de recouvrement est un précieux outil pour faciliter les relances, optimiser la trésorerie et maîtriser le risque client.

Apprenez ici tout ce qu’il y a à savoir à ce sujet pour être en mesure de choisir le logiciel de recouvrement parfait pour vos besoins.

Pourquoi utiliser un logiciel de recouvrement ?

Le logiciel de recouvrement est aussi appelé logiciel de relances client. Il s’agit d’un outil d’automatisation des relances, et non d’un outil de facturation. Certains logiciels de facturation possèdent des modules destinés à la relance client, mais leurs fonctionnalités ne sont pas assez spécialisées.

Le logiciel Excel est également utilisé pour gérer le recouvrement, mais il se révèle très limité dès que le volume de factures devient important.

En revanche, un logiciel de recouvrement à part entière est conçu pour faciliter le recouvrement, limiter les impayés et vous faire gagner du temps et de l’énergie. Il permet de :

- Gérer les délais de paiement et réduire l’encours client ;

- Alléger la charge de travail relative au recouvrement et diminuer le temps de traitement ;

- Renforcer la collaboration et impliquer toutes les parties concernées avec simplicité et fluidité ;

- Améliorer la relation client ;

- Prévenir les litiges et favoriser une gestion saine et préventive des recouvrement.

Quel intérêt y a-t-il à automatiser les relances clients ?

Le but d’une relance client est de se faire payer dans les temps. Pour atteindre ce but, une bonne se doit d’être persuasive et personnalisée et de parvenir au client au bon moment. Cela nécessite une rigueur certaine et un sens du timing que seule une automatisation peut vous apporter.

En raison de toutes les tâches qui lui incombent, le service comptable d’une entreprise de grande taille ne parvient à relancer en moyenne que 20 % des clients sans recourir à un logiciel de recouvrement. L’automatisation des relances est utile pour gagner du temps et permettre au service comptable de l’entreprise de se consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

Elle permet par ailleurs de réduire à néant les erreurs qui surviennent dans le cas d’échanges incessants d’e-mails avec les clients débiteurs. En outre, l’automatisation permet de rendre l’ensemble du processus de relance plus visible. Il peut être suivi, analysé et partagé avec différents services. L’automatisation fournit des informations utiles qui permettent de hiérarchiser les actions à entreprendre et favorise la prise de décisions pertinentes.

Bien entendu, l’automatisation des relances communique également de bonnes habitudes aux clients : puisqu’elle est systématique, ces derniers s’attendent à être relancés et apprennent donc à vous payer en priorité. Les délais d’encaissement diminuent considérablement et la trésorerie s’en porte mieux.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de recouvrement ?

Un bon logiciel de recouvrement se doit de posséder un certain nombre de fonctionnalités essentielles :

- L’intégration avec les logiciels comptables : pour la récupération des factures, paiements et listes de contacts. Elle peut être simple et rapide dans le cas d’une connexion par API ou se révéler particulièrement complexe ;

- Des procédures de relance personnalisables : chaque client est unique et doit être relancé d’une façon unique. Les relances doivent pouvoir être personnalisées suivant l’intervalle de temps entre les actions, les canaux de communication, ou encore le contenu des messages ;

- Un historique de relances intégrant les relances effectuées et les commentaires associés ;

- Un portail client : un espace sécurisé d’où les clients pourront télécharger les factures en cours et déjà réglées ;

- Une solution de paiement en ligne : pour que le client puisse régler ses factures en cliquant simplement sur un bouton apparaissant dans les mails de relance ;

- Une gestion collaborative : un bon logiciel de recouvrement doit pouvoir centraliser l’ensemble des données relatives aux opérations de recouvrement et permettre aux différentes équipes d’y accéder facilement.

Comment choisir votre logiciel de recouvrement ?

Le choix de votre logiciel de recouvrement doit prendre en compte les particularités de votre entreprise, vos besoins et vos contraintes. La taille et le type de votre entreprise sont ainsi un des principaux critères à prendre en compte. Certains logiciels de recouvrement se destinent aux TPE et PME ; d’autres conviennent aux ETI, et d’autres encore se veulent adaptés à tout type d’entreprise. Les fonctionnalités proposées par le logiciel sont aussi un point absolument crucial. Comparez-les à vos besoins pour être certain de faire un choix aussi avantageux que possible.

Bien entendu, vous devez vous intéresser également au tarif proposé. Certaines solutions possèdent un tarif mensuel fixe ; d’autres offrent un tarif personnalisé et d’autres encore prélèveront un pourcentage sur les créances recouvrées. Ne choisissez pas un logiciel qui vous reviendra cher en raison de la présence de nombreux modules qui ne vous serviront à rien. Considérez votre budget en prenant en compte les frais d’intégration et les coûts de formation et les options d’assistance.

À ce sujet, vous devrez prendre la peine d’évaluer vos outils de recouvrement actuels et vous demander si le logiciel que vous songez à adopter peut les intégrer facilement. Avec certains outils comptables traditionnels comme EBP ou Sage, l’intégration peut prendre jusqu’à 3 semaines et occasionner des frais non négligeables. Avec d’autres solutions, l’intégration ne prendra pas plus de quelques heures. L’accompagnement offert par la société éditrice du logiciel peut ainsi représenter un critère important. Il contribuera à faciliter l’intégration des données et à favoriser une meilleure expérience utilisateur ainsi qu’une utilisation optimale du logiciel.

Enfin, il est très important de ne faire votre choix qu’après avoir bénéficié d’une démo de plusieurs logiciels de recouvrement. Ce sera l’occasion de vérifier les fonctionnalités les plus importantes pour votre activité et d’avoir des réponses personnalisées à vos questions éventuelles. Il est très important qu’un logiciel de recouvrement soit simple à utiliser et intuitif. Si un test gratuit du logiciel est disponible, n’hésitez donc pas à en profiter également pour acquérir la certitude qu’il correspond véritablement à vos besoins et qu’il est suffisamment ergonomique.
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