Salle de réunion : comment faire le meilleur choix pour vos équipes ?

Que ce soit pour discuter, échanger des idées ou travailler sur un projet important, les entreprises ont besoin des salles de réunion. Ces lieux doivent être pensés avec le plus grand soin, afin d’offrir un cadre propice à la réflexion aux équipes.

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Un local de réunion peut également avoir de nombreuses formes d’utilisation, en fonction des nécessités des compagnies. Un tel paramètre doit être pris en compte au moment de louer cet espace. Dans ce cas, quels critères considérer pour choisir une salle de réunion d’équipe ?

La superficie

Il s’agit à coup sûr du premier paramètre à considérer, lorsque vous souhaitez réserver une salle de réunion. Comment s’assurer de bien choisir la taille de la pièce ? Idéalement, vous devriez prendre en compte le nombre de participants et le confort nécessaire à chacun d’eux. Cependant, il faudra également faire preuve de bon sens. C’est inutile de louer une salle de réunion ayant une capacité de 50 places, alors que votre équipe est composée de 20 personnes.

Procéder de cette manière ne ferait d’ailleurs que nuire à la productivité de votre séance de travail. Les collaborateurs seront éloignés des uns et des autres, ce qui aura un impact négatif sur leur cohésion.

La localisation

Une fois que vous avez déterminé la superficie de la salle de réunion, vous devez maintenant vous intéresser à son emplacement. Ce point n’est pas à sous-estimer, si les membres de votre équipe ne vivent pas dans la même région. L’idéal serait que la salle de réunion choisie soit accessible au plus grand nombre. Avant de procéder à la location de l’espace, assurez-vous qu’il se trouve à proximité des gares. La desserte par des moyens de transport est également un atout à considérer pour simplifier la tâche à vos collaborateurs.

Les équipements

Outre la taille et l’emplacement de la salle de réunion, il convient en plus de prendre en compte les équipements fournis. N’oubliez pas qu’ils peuvent être déterminants dans la qualité de votre séance de travail. L’idéal serait que vous ayez à disposition :

- Une bonne connexion internet : performante, mais aussi très sécurisée ;

- Un tableau blanc : avec les accessoires requis pour écrire ;

- Un projecteur ou des écrans : pour réaliser des présentations en fonction de vos besoins.

Ces divers outils peuvent être nécessaires pour une réunion d’équipe hybride. Cela signifie que certains collaborateurs sont présents dans la salle, et d’autres participent à la séance à distance. Dans ce dernier cas, la qualité du matériel n’est pas à sous-estimer pour communiquer efficacement. Testez donc les écrans, les micros et autres avant le début de la séance.

L’éclairage

Ne vous imaginez surtout pas que la qualité de l’éclairage est de moindre importance dans le choix d’une salle de réunion. Idéalement, misez sur une pièce qui bénéficie du maximum de lumière naturelle. En fonction de la configuration du bâtiment, elle sera fournie par :

- Les différentes baies ;

- Les puits de lumière ;

- Etc.

Cela ne veut pas pour autant dire que l’éclairage artificiel n’a pas son rôle à jouer. Les lampes installées doivent pouvoir être orientées, afin de créer une ambiance spécifique dans la salle de réunion. Assurez-vous que cette option soit possible, surtout dans les pièces totalement aveugles. Testez les luminaires présents, et vérifiez que l’éclairage fourni n’est pas agressif. Dans le cas contraire, les participants à la réunion risquent de ressentir assez vite des signes de fatigue oculaire.

Cette absence de confort aura donc un impact sur la durée de la réunion, et la productivité des collaborateurs. Par conséquent, évaluez bien la qualité de l’éclairage de la salle avant de la choisir.

Les besoins de l’entreprise

Toutes les entreprises n’ont pas des besoins identiques en ce qui concerne les salles de réunions. La nature de la rencontre déterminera aussi la configuration de l’espace à privilégier. C’est notamment le cas des réunions de managers par exemple, qui se déroulent dans des cadres plus institutionnels. Les meubles à inclure dans ces espaces doivent être classiques, et confortables. Pour un team building par contre, la location d’une grande salle est recommandée.

Sa configuration doit être propice à la création d’une ambiance plus conviviale. La qualité de l’éclairage présent compte également. Le mobilier peut être plus fantaisiste, et coloré pour favoriser les échanges moins formels
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