La quantité et la complexité des règlementations, des obligations et des clauses qui sont incluses dans un contrat ne cessent de prendre du volume.

De plus, la disponibilité des collaborateurs et des signataires devient de plus en plus imprévisible. Conséquence, la gestion manuelle des contrats est devenue un véritable calvaire pour les équipes RH, juridiques, commerciales et administratives…

Alors, quelle solution s’offre aux entreprises pour écourter le temps de signature de leurs contrats ? Il semble bien que ce soit un logiciel de gestion des contrats.

Découvrez dans cet article en quoi une telle solution peut être bénéfique pour les entreprises.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de contrat ?

Un logiciel de gestion de contrat, ou logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM), est un programme informatique élaboré pour faciliter la gestion efficace des contrats aux entreprises, et ce, sur le long terme. En d’autres termes, il permet le suivi de l’ensemble du cycle contractuel au sein d’une société, et ce, quelle que soit la nature de ses activités.

C’est une aubaine pour les entreprises puisqu’il leur permet de suivre plus facilement le processus depuis la création du contrat à son expiration, en passant par sa négociation, sa signature et son exécution.

L’obtention d’un tel programme est facilitée par des structures en ligne telles que contrathèque Leeway. Elles disposent généralement d’une équipe prête à mettre en place le logiciel et expliquer les meilleures façons d’en tirer profit.

Comment fonctionne un logiciel de gestion des contrats ?

Le fonctionnement d’un logiciel de gestion des contrats repose sur des principes très simples. En effet, ce programme conçu pour aider les entreprises à écourter le temps de signature de leurs contrats centralise et facilite la création, le stockage, l’édition et le suivi des contrats de la société qui le pilote.

En outre, un logiciel de gestion des contrats automatise les flux de travail, envoie des rappels pour les échéances importantes, offre une recherche avancée et permet d’avoir un accès rapide et facile aux contrats en instance. Ainsi, il simplifie la gestion des contrats aux entreprises, permet de respecter les délais, et améliore la visibilité et le contrôle des obligations contractuelles.

Logiciel de gestion de contrat : pour qui et pourquoi ?

Les logiciels de gestion de contrat ont été conçus pour aider une catégorie de profils bien spécifique à faire face à des difficultés couramment rencontrées dans la gestion des contrats.

Pour qui en réalité ?

En partant du principe qu’une entreprise gère en moyenne entre 19 000 et 35 000 contrats, il est évident qu’elles sont les mieux placées pour bénéficier du programme de gestion du cycle de vie des contrats.

En permettant aux entreprises d’avoir un plein contrôle sur la création, la date d’expiration, les clauses et obligations, la signature et l’exécution des contrats, les logiciels de gestion de contrat améliorent la visibilité sur les risques juridiques et financiers liés au processus.

Ce type de programme s’adresse donc à toutes les entreprises qui souhaitent mettre en place une stratégie de Contract Management efficace.

Pourquoi ?

Les entreprises ont beaucoup à gagner en mettant en place une solution de gestion contractuelle. Celle-ci facilite bien de choses pour l’organisation interne et externe de l’entreprise. Ainsi, elle permet de :

- Élaborer un contrat en stricte conformité avec les règles et règlementations en vigueur

- Discuter et parvenir à un accord sur les clauses du contrat, en mettant l’accent sur les aspects juridiques et commerciaux.

- Apposer une signature électronique sur le contrat.

- Procéder à l’archivage du contrat de manière sécurisée et dématérialisée au sein d’un coffre-fort électronique certifié.

- Assurer le suivi global du dossier, y compris les commandes, les modifications, les renouvèlements, les résiliations, les livrables, les jalons et les objectifs de performance, afin de garantir une exécution satisfaisante des obligations contractuelles jusqu’à la fin du contrat, sa résiliation ou son renouvèlement.

Les avantages d’un logiciel de gestion de contrat

Opter pour un logiciel dédié pour la gestion des contrats de son entreprise présente de nombreux bénéfices, notamment :

La centralisation et l'organisation des contrats

Lorsqu’une entreprise choisit d’utiliser un logiciel de gestion de contrat, elle a directement accès à tous ses contrats sur une seule et même plateforme. Cela lui évite la dispersion des documents et lui permet d’avoir un plein contrôle sur ses contrats en cours.

Un précieux gain de temps

Un logiciel de gestion de contrat automatise de nombreuses tâches manuelles, telles que la création de contrats, l’archivage, les rappels d’échéances, les renouvèlements, etc. Cela permet de gagner un temps précieux, d’optimiser les processus contractuels et de réduire la marge d’erreur.

Le suivi des échéances et des obligations contractuelles

En utilisant un programme de gestion du cycle de vie des contrats, l’entreprise suit mieux ses échéances, ses renouvèlements et ses obligations contractuelles. Ce type de logiciel est conçu pour envoyer des rappels automatiques afin éviter les oublis et respecter les délais et les engagements pris.

L'analyse et les rapports

Le logiciel de gestion de contrat offre comme avantage la possibilité de générer des rapports ponctuels et des analyses approfondies sur les différentes méthodes de gestion utilisées. Cela permet à l’équipe en charge des contrats de l'entreprise de prendre des décisions éclairées, d’évaluer les performances de la stratégie et d’optimiser le processus contractuel.
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